Ketika kita berpikir tentang kegilaan rapat, terutama rapat buruk yang menghasilkan lebih banyak rapat untuk menggantikan rapat sebelumnya, semuanya dimulai dengan pertanyaan sederhana namun sering terlupakan: mengapa kita rapat?
Siapa pun yang bekerja di suatu organisasi mengetahui fenomena ini dengan baik: rapat-rapat saling mengikuti dengan sangat cepat. Rata-rata, manajer mengeluarkan uang 23 jam seminggu dalam pertemuan. Banyak hal yang terjadi di dalamnya dianggap tidak bernilai atau bahkan kontraproduktif.
Paradoksnya adalah pertemuan yang buruk tercipta bahkan lebih banyak pertemuan…dalam upaya untuk memperbaiki kerusakan yang disebabkan oleh kerusakan sebelumnya.
Untuk waktu yang lama, rapat bahkan bukan merupakan subjek penelitian manajemen, melainkan a panduanyang diterbitkan pada tahun 2015 meletakkan dasar bagi bidang baru yang disebut “Pertemuan Sains”.
Di antara kesimpulan lainnya, manual ini menunjukkan hal itu masalah sebenarnya mungkin bukan jumlah pertemuan yang dijadwalkan, melainkan sebuah formulir bagaimana mereka dirancang, itu kurangnya kejelasan mengenai tujuannya dan kesenjangan yang seringkali secara tidak sadar mereka perkuat.
Serangkaian studi diadakan selama dan setelah pandemi Covid-19 mengakhiri pertemuan tersebut dapat mempromosikan atau merugikan kesejahteraan peserta.
Faktanya, ini menjelaskan Willem Standertprofesor di Université de Liège, dalam sebuah artikel di Percakapan, menghadiri pertemuan yang berlebihan dapat menyebabkan kelelahan dan meningkat niat untuk meninggalkan organisasi. Pada saat yang sama, rapat juga bisa memperkuat keterlibatan dan komitmen pekerja.
Waktu pertemuan virtual
Penerapan kerja jarak jauh dan pertemuan virtual secara luas, yang dipercepat oleh pandemi, telah terjadi sumber kelelahan baru: kelebihan kognitif, hiperkoneksi dan kurangnya batasan yang jelas antara kehidupan profesional dan pribadi. Tapi pertemuan virtual juga memungkinkan terjadinya interaksi sosial yang berkelanjutan dan pemahaman yang lebih baik tentang peran setiap orang dalam organisasi.
Namun, format pertemuan baru ini tidak dialami dengan cara yang sama untuk semua orang. Salah satu temuan paling mencolok dari penelitian terbaru berkaitan dengan waktu berbicara dalam pertemuan virtual.
Nomor pertanyaan bagi ratusan pekerja, hasilnya cukup jelas: perempuan dilaporkan mengalami lebih banyak kesulitan dalam melakukan intervensi dalam pertemuan online dibandingkan pertemuan tatap muka.
Beberapa faktor membantu menjelaskan fenomena ini: gangguan yang lebih seringtembus pandang di layar bersama, kesulitan yang lebih besar dalam membaca sinyal non-verbal atau beban mental ganda saat rapat dilakukan dari rumah.
Singkatnya, pertemuan virtual, meskipun secara teoritis dapat mendemokratisasi akses, namun dalam praktiknya, dapat memperkuat ketidaksetaraan gender jika tidak dikelola dengan hati-hati.
Desain, bukan sekadar bertahan
Dalam menghadapi apa yang kita sebut bertemu kegilaansolusinya bukan menghilangkannya, tapi merancangnya dengan lebih baik. Semuanya dimulai dengan pertanyaan sederhana namun sering terlupakan: mengapa kita bersatu?
Berdasarkan serangkaian penelitian yang dilakukan oleh Willem Standaert dan rekannya Arnaud Stiepenspesialis Ilmu Komunikasi, yang telah meliput ribuan pertemuan, dapat diidentifikasi empat jenis tujuan utama:
- berbagi informasi
- mengambil keputusan
- mengungkapkan emosi atau pendapat
- membangun hubungan kerja
Masing-masing tujuan tersebut memerlukan hal yang berbeda peserta: melihat wajah, mendengar intonasi, mengamati reaksi, atau berbagi layar. Dan tidak ada satu format pertemuan (hanya audio, video, hybrid, tatap muka) yang terbaik untuk semua jenis tujuan.
Jenis pertemuannya harus seperti itu dipilih tergantung pada tujuan Anda utama, dan bukan karena kebiasaan atau kenyamanan teknologi. Penelitian ini melangkah lebih jauh dan mengidentifikasi faktor-faktor yang sederhana namun ampuh meningkatkan pengalaman kolektif pertemuan:
- menyampaikan agenda yang jelas dan dokumen yang relevan sebelumnya, sehingga peserta merasa dapat berkontribusi dengan cara yang terinformasi
- menggunakan alat permintaan suara, obrolan anonim, atau putaran intervensi sistematis (“round robin”)
- moderat secara aktif – penyelenggara harus menyeimbangkan kontribusi, mendorong partisipasi, dan menghindari mengabaikan siapa pun
Cermin budaya organisasi
Pertemuan tidak netral. Hal ini sering kali secara tidak sadar mencerminkan budaya organisasi, dinamika kekuasaan, dan prioritas yang tersirat. Datanya jelas: Ada cara untuk meningkatkan pertemuan. Perusahaan dan manajer kurang menyadari kekuatan transformatif yang mereka miliki.
Sebuah perusahaan di mana, dalam rapat, hanya suara paling keras yang bisa didengarkecil kemungkinannya untuk bersikap inklusif di luar ruang pertemuan. Sebaliknya, pertemuan yang dikelola dengan baik bisa menjadi hal yang baik ruang konstruksi bersamarasa hormat dan inovasi kolektif.
Tujuannya bukan untuk mengadakan lebih sedikit pertemuan, melainkan pertemuan yang lebih baik. Rapat yang menghargai waktu dan tenaga setiap orang. Rapat yang memberikan suara kepada setiap peserta. Rapat itu memperkuat hubungan antar manusia.
