Tim saat ini sering kali terdiri dari orang-orang di kantor yang sama, orang-orang yang bekerja jarak jauh di zona waktu yang sama, dan orang-orang yang tersebar di seluruh dunia.
Meskipun pengaturan ini menawarkan fleksibilitas, hal ini juga dapat menimbulkan gesekan dan merugikan individu produktivitas.
Kepala Produk Trello di Atlassian.
Faktanya, lebih dari separuh pekerja melaporkan merasa tidak produktif karena prioritas yang tidak selaras, tujuan yang tidak jelas, dan komunikasi yang tersebar.
Lebih buruk lagi, rekan kerja yang tidak terorganisir dapat menjatuhkan anggota tim lainnya — lebih dari 50%. karyawan mengatakan mereka harus melakukan pekerjaan ekstra untuk mengimbangi kekacauan yang dilakukan orang lain.
Efek riaknya nyata dan membuat orang kehabisan tenaga.
Untuk membangun tim hybrid yang lebih baik, kita perlu memulai dengan membantu individu mendapatkan kejelasan tentang hal-hal yang penting dan tetap mengendalikan pekerjaan mereka. Hal ini membutuhkan perubahan pola pikir dan penggunaan teknologi yang lebih cerdas.
Berikut lima cara alat produktivitas pribadi berevolusi untuk mendukung fokus, mengurangi kekacauan daftar tugas, dan membantu orang melakukan pekerjaan terbaik mereka, di mana pun dan kapan pun mereka bekerja.
1. Merangkul penyebaran aplikasi (dan mempermudah menemukan tugas Anda di seluruh aplikasi tersebut)
Dalam pengaturan hibrid, tim sering kali menggunakan alat yang berbeda secara default berdasarkan lokasi, fungsi, atau zona waktu. Bukan hal yang aneh jika satu tim menggunakan Slack sementara tim lain menggunakan Teams. Aplikasi ketersebaran adalah hal yang lumrah—bukan suatu kegagalan.
Masalahnya bukan pada terlalu banyak alat. Tugas dan prioritas terkubur di dalamnya. Alih-alih memerangi penyebaran aplikasi, alat produktivitas generasi berikutnya memunculkan tugas yang harus dilakukan sehingga individu tidak membuang waktu untuk mencari item tindakan yang tersebar di berbagai tempat.
Hasilnya? Lebih sedikit pergulatan mental, lebih banyak waktu yang dihabiskan untuk menyelesaikan pekerjaan.
2. Biarkan orang mengatur jalannya sendiri
Setiap orang memiliki gaya kerjanya sendiri, namun banyak alat yang memaksa pengguna melakukan alur kerja yang kaku. Itu tidak mencerminkan kenyataan. Lebih dari separuh pekerja pengetahuan mengakui bahwa metode organisasi mereka mungkin terlihat kacau di mata pihak luar, namun mereka sangat yakin bahwa pendekatan ini akan berhasil bagi mereka.
Beberapa orang berpikir dalam daftar. Lainnya di papan berkode warna. Beberapa menyukai label dan filter, sementara yang lain hanya menginginkan yang bersih. Itu sebabnya fleksibilitas itu penting. Alat produktivitas harus beradaptasi dengan cara berpikir alami orang, bukan sebaliknya.
3. Gunakan AI untuk meninggikan, bukan membebani
AI dapat meningkatkan produktivitas pribadi, namun hanya jika diterapkan dengan bijaksana. AI yang terasa kikuk atau terlalu rumit membuat orang tidak tertarik.
Alat produktivitas pribadi terbaik menggunakan AI seperti bumbu: cukup untuk meningkatkan pengalaman, tanpa membebaninya. Itu bisa berarti menarik hal-hal yang harus dilakukan dari waktu yang lama e-mailsecara otomatis mengkategorikan tugas yang harus dilakukan, atau mendorong pengguna ketika tenggat waktu semakin dekat.
Ketika AI terasa seperti keajaiban, orang sebenarnya ingin menggunakannya.
4. Mendorong praktik produktivitas modern (seperti timeboxing)
Salah satu pembunuh produktivitas terbesar dalam tim hybrid adalah garis kabur antara “pekerjaan yang mendalam” dan “kolaborasi waktu.” Dalam tim global, seseorang selalu online, dan tekanan untuk merespons dengan cepat tidak pernah berhenti.
Itu sebabnya alat bukanlah satu-satunya hal yang membentuk produktivitas – kebiasaan juga penting. Aplikasi yang paling bermanfaat adalah aplikasi yang mendorong cara kerja yang lebih cerdas, seperti timeboxing (mengalokasikan blok waktu tertentu untuk tugas tertentu), yang semakin populer dalam beberapa tahun terakhir.
Dalam eksperimen baru-baru ini di Atlassian, sebuah tim yang tersebar secara global yang terdiri dari 12.000+ karyawan, kami menemukan bahwa 68% mencapai lebih banyak kemajuan ketika mereka mengatur waktu kalender mereka, dan kejelasan tujuan meningkat sebesar 55%.
Ketika Anda mengarahkan hari Anda pada tugas-tugas paling penting yang perlu Anda selesaikan, Anda – secara sengaja – mengidentifikasi pekerjaan Anda yang paling penting.
Fitur seperti penjadwalan drag-and-drop atau kalender visual dalam alat produktivitas dapat membantu orang tetap pada jalurnya dan melindungi fokus mereka, terutama di lingkungan dengan gangguan tinggi dan peralihan konteks yang terjadi secara konstan.
Orang yang terorganisir membangun tim yang lebih baik
Jika kita ingin meningkatkan kinerja tim, kita perlu membekali individu dengan alat yang membantu mereka tetap fokus pada prioritas utama mereka. Hal ini tidak berarti mengejar “sistem sempurna” yang bersifat mitos – hal ini berarti menawarkan alat yang fleksibel dan dilengkapi dengan AI yang mendukung cara kerja manusia.
Ketika orang merasa terorganisir, mereka melakukan pekerjaan dengan lebih baik. Dan kapan semua orang di tim merasakan hal yang sama? Saat itulah keajaiban sesungguhnya terjadi.
Kami telah menampilkan platform intelijen bisnis terbaik.
Artikel ini dibuat sebagai bagian dari saluran Expert Insights TechRadarPro tempat kami menampilkan para pemikir terbaik dan tercemerlang di industri teknologi saat ini. Pandangan yang diungkapkan di sini adalah milik penulis dan belum tentu milik TechRadarPro atau Future plc. Jika Anda tertarik untuk berkontribusi, cari tahu lebih lanjut di sini: https://www.techradar.com/news/submit-your-story-to-techradar-pro
