Sebelum saya mulai, mari kita perjelas. Pencetakan di tempat server tidak buruk, seperti itu. Dan menghentikan server cetak lama Anda seharusnya tidak menjadi proposisi nilai inti awanpencetakan berbasis. Nilai sebenarnya adalah menyederhanakan infrastruktur Anda dan mengurangi beban TI.
Jika Anda dapat melakukan hal tersebut dengan server lokal, maka infrastruktur fisik tidak menjadi masalah sama sekali.
Manajer Pemasaran Produk di PaperCut.
Namun bagi banyak organisasi, cloud akan menjadi solusinya. Dan itulah yang semakin saya lihat; bisnis ingin mengakhiri konfigurasi manual yang memakan waktu, mengurangi volume tiket, dan menukar sistem antrean statis dengan sesuatu yang lebih fleksibel dan dinamis.
Jadi haruskah Anda mengucapkan selamat tinggal pada server pencetakan Anda pada tahun 2026?
Anda mungkin memiliki setidaknya satu server cetak yang masih hidup di suatu tempat di komputer Anda infrastruktur. Mungkin akan bersenandung pelan di rak sudut, kadang-kadang memunculkan kesalahan antrian cetak atau ketidakcocokan driver.
Tapi sebagian besar, itu hanya ada di sana. Cukup dapat diandalkan untuk menghindari pengawasan, tetapi juga cukup tidak terlihat untuk menghindari transformasi. Sampai sekarang.
Saat kita menatap tahun 2026 dan seterusnya, dan dengan siklus hidup server, sistem operasi tenggat waktu dukungan, dan tekanan biaya yang terus-menerus mulai melanda, server cetak yang sederhana akhirnya dipaksa menjadi sorotan. Dan bagi banyak organisasi, menjadi jelas bahwa sekarang adalah waktu yang tepat untuk menghentikannya. Untuk selamanya.
Biaya tersembunyi dari bisnis seperti biasa
Server cetak lama selalu mengeluarkan biaya, hanya saja sebagian besar dari mereka terkubur dalam anggaran TI karena ‘pemeliharaan’ atau ‘dukungan’. Namun jika Anda menjumlahkan semuanya, angka-angka tersebut menceritakan kisah yang sangat berbeda.
Manajemen antrian manual
Setiap kali pengguna tidak dapat menemukan printer yang tepat, TI harus turun tangan untuk menginstal atau memperbaiki antrian secara manual. Kami melihatnya sepanjang waktu. Lipat gandakan dengan puluhan perangkat, ratusan pengguna, dan beberapa situs, maka hal ini akan menghabiskan sumber daya secara konstan dan dalam jumlah kecil.
kekacauan pengemudi
Sistem operasi campuran, model printer berbeda, dan versi driver yang tak terhitung jumlahnya berarti pengujian, patching, dan kompatibilitas berkelanjutan pengelolaan. Semakin beragam lingkungan Anda, semakin banyak waktu yang terbuang.
Tiket dukungan
Berapa banyak tiket “Saya berhasil mencetak, tidak ada yang keluar” yang diterima meja bantuan Anda setiap bulan? Masing-masing hal ini membutuhkan perhatian ahli selama beberapa menit atau jam, yang merupakan waktu yang dapat digunakan untuk pekerjaan yang lebih strategis.
Kerentanan keamanan
Server lama, terutama yang terbengkalai, sering kali menjadi mimpi buruk keamanan. Perangkat lunak server yang lama, driver yang ketinggalan jaman, dan pembagian jaringan yang tidak dikelola dapat membuat organisasi menghadapi risiko yang tidak perlu.
Menurut Quocirca, 49% tim TI menyebutkan pengelolaan antrian cetak dan driver sebagai masalah utama. Hampir setengah dari semua organisasi mengakui bahwa media cetak masih lebih menyakitkan daripada yang seharusnya.
Waktu henti
Ketika server cetak mati, dampaknya langsung terasa dan terlihat. kios kerja, produktivitas penurunan, dan TI berebut untuk memulihkan akses. Di lingkungan yang setiap menitnya sangat berarti (rumah sakit, pusat logistik, pusat layanan pelanggan, dan sebagainya), bahkan pemadaman listrik yang singkat pun dapat menimbulkan konsekuensi yang signifikan.
Dan itu hanyalah biaya nyata yang dapat kita lihat secara nyata. Biaya yang kurang jelas (namun sama pentingnya) adalah biaya yang Anda keluarkan karena tidak melakukan modernisasi.
Biaya untuk berdiri diam
Setiap tahun ketika organisasi menunda modernisasi infrastruktur pencetakan mereka, mereka kehilangan manfaat dari efisiensi, skalabilitas, dan fleksibilitas cloud. Sulit untuk memperkirakan biaya peluang ini, dan biaya ini sering kali luput dari perhatian, namun biaya ini juga mempunyai dampak strategis yang nyata.
Waktu pemasaran lebih cepat
Layanan cloud-native berkembang secara instan. Itu bagian dari pesona mereka. Jika Anda membuka situs baru, melakukan orientasi pekerja jarak jauh, atau meluncurkan alur kerja baru, lingkungan pencetakan Anda dapat siap dalam hitungan menit, bukan hitungan hari.
Ketangkasan ini berarti organisasi dapat merespons perubahan pasar dengan lebih cepat dan meluncurkan produk baru pengalaman pelanggan atau kemampuan operasional tanpa menunggu pengadaan perangkat keras atau konfigurasi ulang jaringan.
Peningkatan produktivitas
Ketika karyawan dapat mencetak dengan aman dari perangkat apa pun, di mana pun, tanpa campur tangan TI, yang sebenarnya Anda lakukan adalah menghilangkan hambatan sehingga pengguna dapat fokus pada hal yang penting. Pencetakan menjadi tidak terlihat dan mudah dilakukan, sebagaimana mestinya.
Elastisitas permintaan
Manajemen pencetakan berbasis cloud dapat disesuaikan dengan kebutuhan Anda. Seiring berkembangnya organisasi Anda, bahkan beralih ke sistem kerja hybrid, Anda hanya membayar sesuai penggunaan Anda. Bukan apa yang Anda pertahankan.
Faktanya adalah server cetak lama cenderung tidak dapat diskalakan dengan baik. Mereka terkenal dengan penyediaan manual, konfigurasi spesifik situs, dan patching berkelanjutan yang tiada henti. Hal ini menjadikannya bukan hanya beban teknis, namun juga semacam jangkar strategis.
Ini adalah hal-hal tak kasat mata yang menghalangi peta jalan TI Anda dari transformasi cloud secara penuh.
Arti sebenarnya dari menjadi tanpa server
Ketika saya berbicara tentang ‘menjadi tanpa server’ di media cetak, yang saya maksud bukan kehilangan kendali atau mengorbankan fungsionalitas. Sebenarnya justru sebaliknya. Menjadi tanpa server berarti memisahkan manajemen pencetakan dari perangkat keras fisik, dan menjalankannya sebagai layanan berbasis cloud yang aman.
Artinya, Anda dapat mengelola antrean pencetakan, driver, dan aturan penerapan dari satu dasbor, dari mana saja, sementara pengguna mencetak dengan aman dari perangkat apa pun. Tidak ada server yang harus dipelihara, tidak VPN kompleksitas, dan tidak memerlukan pengelolaan per lokasi.
Lalu ada fitur yang mengotomatiskan pengaturan antrian sepenuhnya. Alat-alat ini secara otomatis mengirimkan printer yang tepat ke pengguna yang tepat berdasarkan konteks mereka, seperti siapa mereka, perangkat yang mereka gunakan, atau jaringan yang terhubung dengan mereka.
Penerapan sadar jaringan ini ideal untuk lingkungan multi-situs, memungkinkan Anda membuang skrip yang rumit dan instalasi manual untuk selamanya. Ini adalah cara sederhana untuk mengurangi tiket terkait pencetakan, bahkan di lingkungan OS campuran, dan bahkan mengisi kekurangan pada alat Manajemen Perangkat Modern (MDM) yang umum.
Kesempatan untuk mendapatkan kembali pembelanjaan yang terbuang
Setiap pemimpin TI yang saya ajak bicara pada dasarnya menginginkan hal yang sama: lebih sedikit komponen yang bergerak, lebih sedikit pemadaman kebakaran, dan lebih banyak inovasi. Menghentikan penggunaan server cetak adalah salah satu peluang langka di mana Anda dapat mencapai ketiganya secara bersamaan.
Dengan satu migrasi, Anda menghilangkan seluruh lapisan pemeliharaan dan risiko, sekaligus meningkatkan pengalaman pengguna dan menyelaraskan pencetakan dengan keseluruhan strategi cloud Anda.
Jadi, saat Anda melihat peta jalan TI Anda untuk 12 hingga 18 bulan ke depan, tanyakan pada diri Anda: apakah masuk akal untuk berinvestasi pada perangkat keras server dan lisensi OS lainnya? Atau apakah ini saatnya untuk memindahkan pencetakan ke cloud, bersama dengan yang lainnya?
Kami telah menampilkan printer bisnis kecil terbaik.
Artikel ini dibuat sebagai bagian dari saluran Expert Insights TechRadarPro tempat kami menampilkan para pemikir terbaik dan tercemerlang di industri teknologi saat ini. Pandangan yang diungkapkan di sini adalah milik penulis dan belum tentu milik TechRadarPro atau Future plc. Jika Anda tertarik untuk berkontribusi, cari tahu lebih lanjut di sini: https://www.techradar.com/news/submit-your-story-to-techradar-pro
