Bagi banyak organisasi, meluasnya penggunaan alat, aplikasi, dan desentralisasi penyedia awan platform oleh masing-masing tim merupakan berkah sekaligus kutukan.
Di satu sisi, hal ini memberikan fleksibilitas dan kendali maksimum kepada karyawan atas teknologi terkait pekerjaan yang mereka gunakan.
Wakil Presiden Pemasaran Produk, Datadobi.
Di sisi lain, perkembangan alat dan platform departemen menghadirkan tantangan manajemen dan visibilitas yang signifikan manajemen TI bertugas menjaga pengawasan data, penyimpanan, dan kepatuhan.
Dalam skenario terburuk, data yang dihasilkan oleh alat-alat ini dapat dengan cepat berkembang melampaui jangkauan kerangka tata kelola yang ada, sehingga menimbulkan inefisiensi dan risiko kepatuhan.
Tantangan lainnya adalah menjamurnya SaaS dan layanan cloud yang menjanjikan kecepatan, fleksibilitas, dan kemudahan penggunaan. Akibatnya, unit bisnis, tim, dan karyawan individu semakin mengabaikan siklus pengadaan TI yang sudah ada untuk mengadopsi apa yang mereka perlukan, saat mereka membutuhkannya.
Lanskap data yang luas
Seiring dengan semakin banyaknya organisasi yang menggunakan solusi cloud dan SaaS di seluruh departemen, desentralisasi yang dihasilkan telah menciptakan apa yang sekarang disebut sebagai “data sprawl”. Shadow IT juga sangat umum.
Menurut sebuah studi yang dilakukan Gartner, pada tahun 2027, “75% karyawan akan memperoleh, memodifikasi, atau menciptakan teknologi di luar jangkauan TI – naik dari 41% pada tahun 2022.”
Dampak kumulatif dari adopsi teknologi yang tidak terkendali ini adalah lanskap data yang terfragmentasi dan luas, yang sebagian besar berada di luar kendali organisasi.
Informasi terkait bisnis (dari biasa hingga sensitif) secara rutin tersebar di berbagai platform SaaS, perangkat pribadi, dan informasi yang tidak dikelola. penyimpanan awan.
Ditambah lagi dengan popularitas aplikasi AI pihak ketiga yang sangat besar, dan tim TI mempunyai tugas besar untuk mempertahankan kendali.
Sebagian besar materi ini berbentuk data tidak terstruktur, seperti dokumen, gambar, email, dan file lainnya, yang sulit diatur dengan mudah, sehingga membuat pengawasan menjadi lebih sulit.
Meskipun praktik FinOps, yang merupakan kerangka kerja untuk mengatur dan mengoptimalkan belanja cloud di seluruh departemen, telah membantu organisasi mengendalikan pengeluaran pada alat-alat cloud, namun mereka tidak berbuat banyak untuk mengatasi masalah visibilitas yang semakin meningkat seputar data yang dihasilkan oleh alat-alat tersebut.
Tingkat desentralisasi ini membuat sulit untuk mengetahui di mana data penting berada, siapa pemiliknya, dan seberapa aman data tersebut dikelola. Dampaknya adalah data tumbuh lebih cepat dibandingkan kemampuan tata kelola – sehingga menyebabkan inefisiensi, pemborosan sumber daya penyimpanan, dan mempersulit kepatuhan.
Bagi organisasi yang tidak memiliki pandangan terpadu mengenai data estate mereka (yaitu, sebagian besar data), pengambil keputusan berisiko kehilangan kendali atas salah satu aset bisnis mereka yang paling berharga.
Kekuatan visibilitas
Jadi, apa jawabannya? Bagaimana organisasi dapat memperoleh kembali kendali yang berarti atas kumpulan data yang luas yang disebabkan oleh pilihan teknologi departemen?
Bagi banyak pemimpin, reaksi naluriah terhadap berbagai risiko hanyalah membatasi penggunaan alat yang dipimpin oleh departemen atau menerapkan siklus persetujuan yang lebih ketat.
Masalahnya adalah, kecuali untuk lingkungan teknologi yang paling terbatas, hal ini jarang berhasil. Jika seorang karyawan mengetahui bahwa aplikasi atau layanan pihak ketiga akan membuat hidup mereka jauh lebih mudah, mereka biasanya akan menemukan cara untuk menggunakannya.
Sebaliknya, cara paling efektif untuk maju adalah dengan membangun visibilitas yang lebih baik seputar teknologi apa yang digunakan, oleh siapa, dan yang terpenting, bagaimana data berpindah antar sistem.
Misalnya, visibilitas data yang baik membuka pintu bagi penilaian risiko yang jauh lebih baik, sehingga organisasi dapat mengidentifikasi alat yang duplikat, tidak aman, atau berlebihan dan memungkinkan TI memberikan solusi yang sah dalam tata kelola.
Dari perspektif tata kelola data, tampilan data tunggal yang akurat di seluruh SaaS, cloud, dan sistem lokal memberikan landasan untuk menegakkan kebijakan secara konsisten dan meningkatkan efisiensi dan kepatuhan penyimpanan.
Berbekal tingkat visibilitas tersebut, para pemimpin TI dapat melihat di mana informasi sensitif berada dan memastikan bahwa informasi tersebut terlindungi dengan baik, sekaligus mendukung manajemen siklus hidup yang lebih baik dengan memungkinkan data diarsipkan, disimpan, atau dihapus sesuai dengan nilai bisnisnya dan persyaratan peraturan terkait.
Pada akhirnya, hal ini adalah tentang memastikan bahwa TI dapat melihat dan mengelola data yang dihasilkan oleh sistem yang belum tentu mereka pilih atau terapkan. Ini membutuhkan vendor-agnostik data alat manajemen yang dapat mengintegrasikan data tidak terstruktur dari berbagai platform ke dalam satu tampilan yang konsisten.
Jika dilakukan dengan benar, organisasi dapat menyeimbangkan inovasi dan tata kelola, memberikan kebebasan kepada departemen untuk menggunakan alat yang mereka perlukan sekaligus memastikan semua data tetap dapat ditemukan, mematuhi peraturan, dan disimpan secara efisien.
