Sudah terlalu lama mengelola perjalanan dan pengeluaran bisnis (T&E) telah menjadi sumber gesekan, frustrasi, dan inefisiensi.
Wisatawan bergulat dengan sistem yang sudah ketinggalan zaman, dan tim keuangan menghabiskan waktu berjam-jam untuk mengejar tanda terima dan memperbaiki kesalahan.
Kepala Eksekutif di Emburse.
Gelombang teknologi baru, yang didukung oleh hiper-otomatisasi dan kecerdasan buatan (AI) yang canggih, berpotensi mengubah T&E dari fungsi kepatuhan yang diperlukan namun tampaknya tidak diinginkan menjadi pendorong strategis pertumbuhan dan keunggulan operasional.
Memang benar, data menunjukkan bahwa bisnis dapat mencapai waktu pemrosesan pengeluaran 67% lebih cepat berkat penggunaan platform yang didukung AI. Peluangnya ada, namun tantangannya sekarang adalah bagi dunia usaha untuk menerapkan kemampuan ini dalam skala besar untuk memanfaatkan potensinya.
Memberdayakan pelancong bisnis: dari penyerahan reaktif hingga tindakan pada saat itu juga
Ambisi penerapan teknologi ini adalah untuk memberdayakan wisatawan untuk bertindak pada saat itu juga. Baik itu memindai tanda terima kopi atau mengajukan biaya hotel, alatnya harus ada di ujung jari mereka.
Dengan cara ini, alih-alih tumpukan pengeluaran yang menumpuk, Anda dapat melaporkan pengeluaran pada saat itu juga.
Pendekatan yang mengutamakan seluler dan intuitif dengan AI yang tertanam memastikan pengajuan pengeluaran yang lebih cepat, akurat, dan lebih sesuai, sehingga membangun niat baik karyawan, bukan kebencian.
Ini adalah langkah penting pertama dalam memodernisasi manajemen perjalanan dan pengeluaran. Dengan menyematkan AI percakapan dan Gen AI ke dalam platform ini, sistem dapat belajar dari perilaku pengguna, persyaratan kepatuhan, pengendalian penipuan, dan memberikan wawasan cerdas secara real-time.
Beralih dari kecerdasan transaksional ke kecerdasan prediktif
Ambisinya saat ini tidak hanya lebih baik otomatisasinamun tingkat kecerdasan prediktif baru yang memberikan akurasi, kepatuhan, dan kepercayaan berdasarkan desain. Dengan belajar dari jutaan transaksi setiap hari, AI kami terus beradaptasi dengan cara organisasi beroperasi.
Hal ini mengubah pengelolaan pembelanjaan dari proses reaktif menjadi proses yang mencegah kesalahan, menandai risiko sejak dini, dan memastikan setiap pembayaran dan penggantian dilakukan dengan benar pada saat pertama kali dilakukan.
Akuntansi tim mendapatkan kecepatan dan akurasi, sementara pemimpin audit dan kepatuhan dapat melihat risiko sebelum risiko tersebut terwujud. Tim utang usaha mengalami manajemen faktur tanpa sentuhan, dan pemimpin keuangan mengandalkan analisis real-time untuk menginformasikan perkiraan, kontrol, dan strategi.
Di saat banyak organisasi berupaya mengurangi pengeluaran karena meningkatnya biaya pemerintah, wawasan cerdas ini bisa sangat berharga.
Kebutuhan akan kebebasan dan fleksibilitas
Kemampuan-kemampuan ini mendefinisikan ulang otonomi keuangan dengan platform tingkat perusahaan yang didukung AI dan secara alami cocok dengan ekosistem setiap pelanggan; tidak diperlukan alat yang terputus atau “non-real-time”. Bagaimanapun, keuangan tim tidak bisa benar-benar efisien jika mereka mengandalkan perangkat lunak audit pihak ketiga.
Pendekatan yang terbuka dan terintegrasi ini memberi organisasi kebebasan memilih, memungkinkan mereka bekerja sama dengan mitra perjalanan, biaya, dan teknologi yang paling selaras dengan strategi mereka, alih-alih terjebak dalam sistem tertutup.
Kemampuan utama mewujudkan visi tersebut. Manajemen rencana perjalanan yang terintegrasi menyatukan perjalanan dan pengeluaran dalam satu pengalaman seluler yang intuitif; menggabungkan pemesanan, pengiriman, dan permintaan pembelanjaan di satu tempat membantu menghilangkan kebutuhan akan beberapa aplikasi atau proses manual.
Hal ini memungkinkan wisatawan bisnis untuk memandu pilihan yang sesuai dan memastikan keakuratan harga melalui pemantauan berkelanjutan. Kontrol yang tertanam dan panduan proaktif memberdayakan tim keuangan untuk mengelola kepatuhan sebelum pembelanjaan dilakukan.
Terakhir, integrasi yang lancar dan kebebasan memilih menghubungkan data perjalanan, pengeluaran, dan hutang ke dalam satu ekosistem cerdas untuk visibilitas dan kontrol penuh. Visibilitas real-time ini adalah dasar untuk mengubah pelaporan pengeluaran reaktif menjadi wawasan yang proaktif dan prediktif.
Imbalan strategis
Dengan menghilangkan hambatan dan menawarkan panduan tepat waktu, kecerdasan yang tertanam dalam AI dalam teknologi pengeluaran memungkinkan setiap karyawan membuat pilihan pembelanjaan yang lebih cerdas dengan percaya diri.
Bagi para pemimpin keuangan, hal ini berarti mengungkap penghematan biaya yang tersembunyi, menegosiasikan tarif pemasok yang lebih baik, meningkatkan penyelarasan kebijakan, dan mengurangi kebocoran belanja.
Akhirnya, alat AI mengubah data pengeluaran menjadi sinyal prediktif yang dapat ditindaklanjuti. Sistem lama tidak dapat bersaing dengan tingkat inovasi dan kecerdasan seperti ini.
Visibilitas data perjalanan menyeluruh dan kemampuan AI menghasilkan data yang lebih bersih dan andal, memberikan kepercayaan diri yang dibutuhkan tim keuangan dan perjalanan untuk bertindak berdasarkan wawasan yang akurat dan komprehensif.
Karena ketika inovasi dan strategi selaras, para pemimpin dapat menghabiskan lebih sedikit waktu untuk bereaksi dan lebih banyak waktu untuk memajukan bisnis mereka.
Lihat perangkat lunak penagihan dan faktur terbaik.
Artikel ini dibuat sebagai bagian dari saluran Expert Insights TechRadarPro tempat kami menampilkan para pemikir terbaik dan tercemerlang di industri teknologi saat ini. Pandangan yang diungkapkan di sini adalah milik penulis dan belum tentu milik TechRadarPro atau Future plc. Jika Anda tertarik untuk berkontribusi, cari tahu lebih lanjut di sini: https://www.techradar.com/news/submit-your-story-to-techradar-pro
